第一节公文写作概述

一、公文写作是代机关立言

公文写作,，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。

公文姓“公”，公文的内容必须与法定机关与组织的公务活动相关，公文写作是为法定机关与组织行使职权、承担义务，开展公务活动而进行的一项重要工作。因此，公文写作不是公文撰写者个人的私事，也不是出于公文撰写者个人的主观感受，而是出于机关领导集体的意图和愿望，出于工作需要，是领导机关集体意志的体现。

目前，在国家机关、社会团体和企事业单位中，一些质量很差的公文时有出现。或错用文种，或逻辑混乱，或词不达意，或格式不规范，有的甚至与党和国家的方针政策或本机关领导意图不符合，这些情况的出现，必然降低机关单位的工作效率，甚至造成不良影响，产生严重后果。它不仅会损害发文机关的声誉，而且会造成工作上的混乱,给国家和人民利益造成损失。因此，公文撰写人员必须正确认识公文写作的意义，认清社会责任,认真履行职责，写出高质量的公文来。

公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程

1、起草初稿。起草初稿是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿的具体过程。它是根据机关工作的实际需要，用规范、简洁的文字准确地表达既定主旨，把精心构思的布局转化为实际文字篇章的工作。

在公文起草实践中，起草公文的任务可以由一人承担，也可以由多人承担，这主要决取于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。一般说来，公文起草的组织可以分别采用以下三种形式:

(1)由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。一些小型公文，如简报、便函、事务性通知，或是基层单位的文件,)多采用这种形式，其主要优点在于集中在一人之手，可以全局在胸，思路开阔，一气呵成。但对于一些较为重要的、篇幅较长的公文来说，这种封闭型起草形式也存在诸多缺点，如人单力薄、精力分散;在材料取舍、观点提炼和角度选取上，往往易受个人视野和素质的限制;写作效果因人而异，写作质量难以保证。

(2)由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。在公文写作中，集体构思一人执笔是运用最普遍的基本组织形式。公文写作人员各有各的长处。如实施多人构思，一人执笔的开放型起草形式。能扬长避短，使文稿思路开阔，观点新颖，角度得体，真正成为凝聚集体智慧的结晶。执笔人的选定非常重要，参加构思的众人之长只有经执笔人领悟，综合锤炼才能真正得到体现因此执笔人要善于全面听取各方意见，敏捷的抓住闪光点，但又不能安于记录和代笔，把各种不同的见解通通搬进门岗，造成主旨不明确，要求不统一，风格不协调。

(3)由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文，重要会议的报告、总结，重大的方针政策性决定、决议。布置全局性工作的指示，由于其涉及面广，篇幅大，文字水平要求高，因此，往往由领导机关的秘书部门牵头，吸收各有关业务主管部门文书人员参加，组成起草小组打团体战。分工起草必须注意紧密联系，互通情报，确保全文思想一致，内容协调，风格统一。

2.讨论修改。讨论修改是指对初稿做进一步加工直到形成送

审稿的过程。它是公文写作过程中一个重要的环节，是整个公文写作不可分割的一部分。修改贯穿于公文写作全过程，立意时反复推敲与锤炼，布局时反复构思，起草时精雕细琢，都是修改的体现。在这里，主要是指对公文初稿形成之后的修改。

“善作不如善改”，好的公文往往是改出来的。起草的初稿只是一个粗糙的毛坯。公文写作者，无论经验如何丰富，才思如何敏捷，撰写中往往受到诸多主客观因素的限制，或材料不全，或业务不精，或意不称心，或文不逮意，难以做到尽善尽美。因此，起草人必须本着对事业高度负责的精神多读多看，反复琢磨。此外，还应该充分发挥集体智慧，对初稿进行讨论，多方听取和征求修改意见，然后再进行修改，使公文不断地趋于完善。

二、发挥公文效用,把好公文质量关

各级机关以及企事业单位做好了公文的起草工作，并不等于就做好了业务工作。但是，从党和国家的大政方针到各方面的具体事务，大都要靠公文来传达和交流。所以，各个机关、单位必须认真提高公文质量，才有做好业务工作的可能。也就是说，公文质量直接关系到机关的工作效率问题,关系到党和国家方针政策的贯彻执行问题，关系到公文本身发挥效用的问题。

公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面。

1.在思想内容方面,应该政策性强、针对性强、科学性强所谓政策性强，就是要求政治上正确、思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。政策性是衡量公文质量的重要条件。所谓针对性强，就是要求有的放矢，切中要害;分析情况全面深入，精辟透彻;提出问题，符合实际;解决矛盾,切实可行;指导工作，卓有成效。所谓科学性，就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时正确地提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。

2.在文字表达方面,应该结构严谨、语言精当、行文规范。所谓结构严谨，是指章法问题、布局谋篇的问题。这就要求主次分明、条理清楚，重点突出、衔接自然，联系紧密、完整划一。所谓语言精当，是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当、既要符合语

法、修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。所谓行文规范，是指公文的文种、格式等都由国家统一规定。文种选用要正确，格式要符合要求，文字要规范，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。

公文质量与公文效用关系密切。公文效用是指公文对于机关公务活动所起的作用。具体说来，公文作为国家管理的工具，可以起到领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用以及依据和凭证作用。公文质量的好坏，直接关系到公文效用的发挥。一篇公文，如果在内容上脱离实际，言之无物，政治性不强，甚至违背客观规律，那就不便于贯彻执行，难以发挥公文应有的效用。如果在形式上乱用文种，词不达意，行文缺乏规范性，虽洋洋数千言，也会严重影响公文的正常运转和正确处理，降低办事效率。

决策机关的公文更应注重质量。决策机关的公文，无论是对于方针政策的制定、宣传和贯彻，还是对于具体工作的组织、计划和安排，都是对下级机关实施领导、指导责任的重要工具和手段。如果我们在公文撰写过程中不能准确地表达领导意图，而是粗枝大叶，错漏紊乱，那不仅使决策机关工作效率降低，还会给决策机关工作带来许多麻烦和困难，使决策机关的威信受到严重损害。

总而言之，为了更好地发挥公文效用，就必须在公文写作上严格把好质量关。每一位公文撰写人员都必须认清职责，注重撰写公文的质量。因为，公文写作确实是一项思想性、政策性、业务性都很强的工作，是一项非常严肃的工作。

三、机关领导要亲自动手撰写重要公文

我们党和国家历来十分重视公文的撰写工作。在革命战争年代，毛同志经常为党政军机关起草重要文件，同时还要求各级领导也这样做。在他专门为党内起草的《关于建立报告制度》一文中指出:“各中央局和分局，由书记负责，每两个月，向中央和中央主席做一次综合报告。报告内容包括该区军事、政治、土地改革、整党、经济、宣传和文化等各项活动的动态，活动中发生的问

题和倾向，对于这些问题和倾向的解决方法。”"并强调指出，党美领导干部在向中央写报告时必须“自己动手，不要秘书代劳””

如前所述，公文是为机关立言的，它代表了机关的政策水平业务水平乃至整个领导水平。对于这样一项重要工作，必须加强领导，必要时领导人要亲自动手。各级机关应根据文稿的重要程度确定好撰写人员。一般说来?属于机关日常工作的公文，由文秘人员或业务部门的办事人员执笔起草，然后由部门负责人、机关的主管领导人审核、签发。对于一些重要的指挥性、指导性、规范性公文的文稿，要由秘书部门或业务部门的负责人起草，有的应由机关负责人亲自起草。

领导干部亲自动手起草重要公文是领导工作中的原则性问题。1981年5月7日，中共中央在《关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》中指出:“目前也有一些领导干部，工作不用脑筋，成天忙于批条子，应付门市，他们不仅在准备自己领导范围内的重要文件时，不动手，并且连自己的讲话、报告以至日常工作的指示，也不动脑，不动手，不提出基本的思想内容，一切由秘书或别的人代劳。他们这样做，实际上是放弃了自己的领导责任，严重地损害了党的领导作用和领导威信。”同时强调:“各级领导干部亲自动手起草重要文件，这不是技术性的问题，而是领导工作中的原则性的问题。”

第二节公文写作的特点与要求

一、公文写作的特点

公文写作同写其他类文章一样，应该讲究质量，注重效用。

公文写作又不同于其他种类文章的写作，而是有其鲜明的特点。.主要特点表现在以下几个方面:

1.被动写作，遵命性强。公文写作不是写诗、写小说，往往不是凭撰写者个人的兴趣、意志决定的，而是在机关或组织的领导授意之下以被动的方式进行的。也就是说，公文写作是代表机关组织领导说话的，领导的意图就是公文写作的内容，具有较强的遵命性，不能随心所欲，独出心裁，自搞一套。因此，撰写者必须严格遵照机关领导的意图进行写作，万万不可自以为是，自作主张，更不能凭兴趣意气用事。

2.对象明确,针对性强。一般说来，小说、散文、诗歌等文章的写作，往往不考虑特定的具体的阅读对象，谁在看，作者不一定知道。而公文写作则不同，它有鲜明的针对性，其受文对象，即写给谁看的问题是十分具体明确的。没有特定的受文对象，公文的内容就失去了特定的针对性。如果在一份请示中没有明确的受文对象，所请求的事项就不可能得到批复，就解决不了任何问题，也就失去了请示的意义。因此，公文写作必须明确受文对象，公文内容应当具有针对性。

3.集思广益，群体性强。公文写作往往受撰写者个人眼界、水平与能力的制约，难以做到尽善尽美。就写作过程而言，要求集思广益，发挥群体优势。相互启发，拓宽思路，求同存异，反复协商，充分调动和发挥每个写作人员的积极性、主动性和创造性，扬人之长，避人之短。公文写作不是撰写者个人行为，一般不具有个人风格，而表现为一种文体风格，所以说，公文是集体智慧的结晶，这就是写作过程的群体性。

4.决策之作,政策性强。我国党政机关是以层级制为主的体系结构，各级领导机关制发的公文是用以传达党和国家的方针、政策、意图以及各项具体决策的。通过制发公文，来领导和指导各地区、各部门和各单位的工作，又要为基层解决实际问题。因此，公文的内容既要符合党和国家的方针政策，又要提出便于基层执行的政策。下级机关和基层单位必须根据公文的原则和意图，结合自身实际严格执行。同时，还要注意政策规定的制约，因而，必须注意

与各方面的政策规定相一致，防止互相抵触。这对维护党和国家的权威，保证各项工作的正常运转，取信于下级和人民群众是十分重要的。

5、急迫之作,时效性强。公文是为解决现实问题而写作的,往往是对重大事故做出决策，对即将出现或已经出现的问题提出解决办法和处理意见。有些公文由于情况紧急，时间要求相当严格，如关于部署抗洪救灾的指示或通知，应该快写快发，如果灾害发生再行文，那后果就不堪设想。遇到紧急情况需向上级报告或向下级传达的，更应争分夺秒，及时将文件制发出去。在当前经济建设中，信息的传递,决策的贯彻，都有极强的时间要求，应当抓住机遇,及时处置，错过时机就会造成经济上的损失。编写会议简报,整理会议纪要，往往是立刻就要。因此，公文写作往往是对制定和执行决策及处置措施进行快速反应的活动，要求撰写者才思敏捷、下笔迅速，写得既快又好。力求解决问题及时，处理工作迅速，注重时效，提高工作效率。

应当指出的是，公文写作的时效性特点还要求要适时。并不是说任何公文都要快写快发，有些公文政策性强，敏感度高，如利率调整、工资改革等，写迟了不行，发早了也不行。公文写作人员必须根据公文缓急程度，在规定的时间内完成。

6、讲究格式，规范性强。公文在长期的使用过程中，相袭沿用，久而久之，渐成各自比较规范的固定格式。国家有关主管部门在此基础上对公文格式的规范化、标准化做了具体规定。各个机关制发公文都应当按照规定的格式，不能另搞一套。比如，公文的结构、附加标记都要讲求规范。公文版头、标题、正文、发文机关标识等在版面上如何安排，以及用字、用纸规格，都有统一的规定和要求，不可随意更改。

二、公文写作的基本要求

公文写作的上述特点，决定了公文写作的基本要求:

1.要保证公文内容在政治上的正确性。作为传达、贯彻党和国家方针政策的重要工具，公文是党的基本路线和国家政策、法律、法规和规章的具体体现，是宣传群众、组织群众的依据和武

器，因此、公文的撰写必须符合党的基本路线和国家的政策和法律、法规、必须在思想政治上同党中央保持一致。无论是制发有关全局性工作的公文，还是局部性工作的公文，都不能与党的路线、方针、政策和国家的法律、法规相抵触或相违背。凡是与其相抵触、相违背的文件，都必须坚决于以撤销。

为此、公文撰写人员必须认真学习马、列主义、毛思想、邓理论和“三个代表”重要思想的基本原理、习新时代中国特色社会主义思想、不断地提高政治水平和理论修养。只有坚持用马、列主义、毛思想、邓理论和“三个代表”重要思想、习新时代中国特色社会主义思想的立场、观点和方法来分析、研究和解决问题,始终保持清醒的头脑，才能保证在撰写公文时不迷失方向、才能不断提高公文的质量，充分发挥公文的效用。